日報に書くことがないとき｜毎日同じでも進み具合を一言足す

日報を毎日提出していると、今日も昨日と同じ内容しか書けない日がある。

在宅勤務中、私が社内チャットへ出していた日報も、電話対応、問い合わせ対応、CRMの整理など、同じ項目が並ぶことが多かった。

この記事では、新しい成果を無理に作らず、実際にした業務へ進み具合を一言足す書き方を整理する。

この記事でわかること

• 毎日同じ仕事を日報へ書くときの考え方
• 作業名へ足せる、短い進み具合の例文
• 日報のために仕事の提出を遅らせない考え方

日報に書くことがない日は、内容を水増しせず、実際にした業務へ進み具合を一つ足して提出する。

ここでいう進み具合とは、完了、継続中、相手待ち、催促済み、翌日対応など、その業務が現在どの状態にあるかを示す事実である。

日報に書くことがないのは、何もしていないからとは限らない

日報に書くことがない日と、何も仕事をしていない日は同じではない。

電話対応、問い合わせ対応、顧客情報の整理など、毎日繰り返す業務が中心なら、日報へ同じ作業名が並ぶのは不自然ではない。

私が使っていた日報の記入欄は、「日付」「本日の実績」「明日の予定」だった。本日の実績には、電話対応、問い合わせフォームへの対応、クレーム対応、調査、会議参加などを書いていた。

顧客情報や対応履歴を管理するCRMの整理も、定型業務の一つだった。項目の変更があるたびに顧客情報を調整したが、日報に書けば毎回「CRM整理」である。

それでも、同じ内容が続くと、暇だったと思われないか不安になる。そこで作業を細かく分けたり、していない仕事まで足したりすると、日報だけが実際の稼働から離れていく。

毎日、新しい成果や気づきを用意する必要はない。まず見るのは、作業名ではなく、その業務が今日どこまで進んだかである。

毎日同じ仕事でも、進み具合を一言足せる

作業名が昨日と同じでも、進み具合まで同じとは限らない。

問い合わせ対応なら、その日の対応が終わったのか、確認を続けているのかで状態が変わる。調査案件なら、自分の作業中なのか、相手からの返答を待っているのかを分けられる。

前日から続いている仕事も、その日に確認、連絡、修正、催促などを実際に行っていれば、本日の実績として残せる。

反対に、前日から案件が残っているだけで、今日何も触っていないなら、その日の実績として無理に足す必要はない。

進み具合は、次の三つに分けると選びやすい。

A：今日の作業が終わった

その日の対応が終わったなら、「完了」と足す。

• 問い合わせフォーム対応：本日分は完了
• CRM整理：顧客情報の修正完了

B：今日も作業したが、まだ続く

確認や修正を行い、翌日以降も作業が続くなら、「継続中」または「翌日対応」と足す。

• 調査案件：継続中
• CRM項目の調整：残りは翌日対応

C：自分の手元では進められない

相手からの返答を待っているなら、「相手待ち」と足す。その日に催促を送った場合は、「催促済み」まで残す。

• 確認依頼：先方からの返答待ち
• 調査案件：先方へ催促済み

日報に書くことがないときは、長い説明を加えるより、この中から実際の状態に合う言葉を一つ選ぶほうが使いやすい。

会社指定の書式がある場合は、その枠内で、作業名へ実際の進み具合を一言だけ足せばよい。

日報を埋めるために完了や提出を遅らせない

私は以前、提出できる状態まで終わっていた調査を、締切日まで出さなかったことがある。

早く提出すると、翌日の日報へ書ける仕事が一つ減る。「調査中」と書ける状態を残したくて、完了した仕事を手元に置いていた。

していない仕事を追加していたわけではない。ただ、日報へ書く内容を残すために、提出の時期を遅らせていた。

振り返ると、日報へ書く内容を残すことを、調査の提出より優先していた。順番が逆だった。

完了した仕事を未完了のように残すと、日報だけでなく、実際の仕事の進め方まで変わってしまう。次の作業へ進める状態なのに、見せる仕事を残すために止まることになる。

同じことは、一つの作業を必要以上に細かく分ける場合にも起こる。

「問い合わせ内容を確認」「担当者を確認」「返信文を作成」と分ければ、日報の行数は増える。しかし、実際には一つの問い合わせ対応なら、細かく見せることが目的になっていないかを見たほうがよい。

仕事が終わっているなら、完了として提出する。日報の文章量が少なくても、新しい仕事や成果を作って補わない。

今日の日報は一項目だけ直せばよい

今日の日報を全部書き直す必要はない。

まず、作業名だけになっている項目を一つ選ぶ。

修正前
・CRM整理

修正後
・CRM整理：本日分は完了

または、その日の状態に合わせて次のどれかを足す。

• 完了
• 継続中
• 相手待ち
• 催促済み
• 翌日対応

追加するのは、実際に変わった状態だけである。新しい仕事を作る必要はなく、成果らしい言葉へ言い換える必要もない。

今日の日報から作業名だけの項目を一つ選び、実際の進み具合を一つ足す。

作業名だけだった一項目に状態が加わり、新しい仕事や成果を追加していなければ、今日の修正はそこで完了である。

※本記事は、筆者の体験と一般的な工夫をもとに整理している。結果を保証するものではない。

（筆者注：無理のない範囲で、小さく回す前提）

―― ネギマ｜暮らしをことばに残す人